Freihändiges Verfahren
Das freihändige Verfahren kommt unter dem Schwellenwert von CHF 100‘000 bei Lieferungen, unter CHF 150‘000 im Baunebengewerbe und bei Dienstleistungen sowie unter CHF 300‘000 im Bauhauptgewerbe zur Anwendung (§ 18 BeG). Im Gegensatz zu allen anderen Verfahren ist das freihändige Verfahren an keine formalen Verfahrensvorschriften gebunden. Folglich ist die Einreichung von Rekursen beim Verwaltungsgericht nur gegen die Wahl des Verfahrens selbst und nicht gegen den Zuschlagsentscheid möglich. Ausserdem sind im Gegensatz zu allen anderen Verfahren Verhandlungen ausdrücklich erlaubt.
Im freihändigen Verfahren fordert der Auftraggeber direkt und ohne Publikation ein Unternehmen auf ein Angebot einzureichen. Die Weisung betreffend Submission und Vergabe von Aufträgen durch das Bau- und Verkehrsdepartement vom 1. Juni 2011 schreibt zudem vor, dass ab einer Summe von CHF 50‘000 drei Unternehmen für das freihändige Verfahren angefragt werden müssen. Die Auftragsvergabe wird in diesen Fällen über die Kantonale Fachstelle für öffentliche Beschaffungen abgewickelt. Alle Vergaben unter CHF 50‘000 werden von der auftraggebenden Stelle selbst durchgeführt.
Die freihändigen Verfahren ab CHF 50'000.00 exkl. MWST des BVD werden unter Einbezug der KFöB durchgeführt.
Alle weiteren Departemente führen ihre freihändigen Verfahren im Rahmen der dafür vorgesehenen Schwellenwerte und gemäss departementsinternen Vorgaben selbständig durch. Die KFöB steht diesen für Beratungen zur Verfügung.
Bei Abwicklung der Auftragsvergabe über die Kantonale Fachstelle für öffentliche Beschaffungen (KFöB) gelten folgende Abläufe:
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Anmeldung
Die auftraggebende Stelle erstellt die für den Versand an die Unternehmen notwendigen Unterlagen und meldet die für die Offertstellung vorgesehenen Unternehmen (Name und Postadresse) bei der Kantonalen Fachstelle für öffentliche Beschaffungen über untenstehenden Link an.
>> Anmeldung von Ausschreibungen
Die Kantonale Fachstelle für öffentliche Beschaffungen gibt die Submittentenliste frei, klärt die beschaffungsrelevanten Fragestellungen mit der auftraggebenden Stelle und überprüft die Einhaltung der Gesetzgebung im Rahmen des begleiteten Ausschreibungsverfahrens.
Versand der Unterlagen
Nach Erhalt der Freigabe von der Kantonalen Fachstelle für öffentliche Beschaffungen, versendet die auftraggebende Stelle die Unterlagen an die vorgesehenen Unternehmen.
Die Frist vom Zeitpunkt des Versandes bis zur Angebotseingabe ist gesetzlich nicht geregelt, berechnet sich jedoch nach dem geschätzten Aufwand für die Erstellung der Offerte.
Öffnung und Auswertung der Angebote
Die Angebotseingabe erfolgt direkt bei der auftraggebenden Stelle, respektive bei den von ihr beauftragten Planungsbüros.
Die Offerten werden von der auftraggebenden Stelle, gemäss Angaben in den Ausschreibungsunterlagen, ausgewertet und allfällige Fragen werden mit der Kantonalen Fachstelle für öffentliche Beschaffungen geklärt. Die Auswertung besteht aus einem Vergleich der Unternehmen anhand des bereinigten Preisangebotes sowie der Gesamtpunktzahl der Zuschlagskriterien. Sie wird zusammen mit der Offerte des Erstplatzierten und die der allenfalls ausgeschlossenen Unternehmen bei der Kantonalen Fachstelle für öffentliche Beschaffungen zur Weiterbearbeitung eingereicht. Im Gegensatz zu den formellen Verfahren sind im freihändigen Verfahren Verhandlungen mit den Unternehmen bezüglich Preisnachlässen ausdrücklich erlaubt.
Freigabe und Vertrag
Die Kantonale Fachstelle für öffentliche Beschaffungen sichtet die eingereichten Unterlagen und erstellt einen Vergabeantrag, welcher von den für die Freigabe des Zuschlagsentscheides erforderlichen und unterzeichnungsberechtigten Personen zu unterschreiben ist.
Liegen alle Unterschriften vor, kann der Vertrag beidseitig unterzeichnet werden.
Freihändiges Verfahren gemäss Ausnahmeregelung
Bei Vorliegen einer Ausnahme gemäss § 19 des Gesetzes über öffentliche Beschaffungen des Kantons Basel-Stadt (BeG) oder Art. XV des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA), kann ein Auftrag unabhängig vom Schwellenwert freihändig vergeben werden. Die Ausnahmen müssen allerdings in jedem Fall begründet und mit der Kantonalen Fachstelle für öffentliche Beschaffungen abgesprochen sein. Liegt die Vergabesumme über dem Schwellenwert zum offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich (Lieferungen und Dienstleistungen ab CHF 350‘000 / Gesamtwert Baugewerbe ab CHF 8‘700‘000), so muss der Zuschlag im Kantonsblatt Basel-Stadt und auf der elektronischen Plattform von Bund und Kantonen (www.simap.ch) publiziert werden (Art. XVIII Abs. 1 GPA). Gegen den Zuschlag kann innerhalb einer Frist von zehn Tagen ab Publikation Rekurs beim Verwaltungsgericht Basel-Stadt eingereicht werden.